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¿Sabía que el 80% de las empresas en Colombia no cumplen correctamente con la destrucción de documentos confidenciales, exponiéndose a multas según la Ley 594 de 2000? En este artículo, le explicamos:
✅ Métodos de destrucción certificados (nivel P2 y más).
⚠️ Errores frecuentes que ponen en riesgo su información.
📜 Requisitos legales actualizados para 2025.
1. Por qué es obligatorio destruir documentos en Colombia?
La Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y el Decreto 2609 de 2012 exigen:
🔒 Confidencialidad: Evitar el acceso no autorizado a datos personales o financieros.
🗑️ Eliminación física: Trituración, incineración o pulpeo con certificación.
📅 Tiempos de retención: Documentos contables (10 años), laborales (5 años).
Ejemplo real:
En 2024, una PYME en Medellín fue multada con $50 millones por no destruir contratos laborales antiguos.
2. Métodos de Destrucción Certificada
Método Ventajas Desventajas
Trituración P2 ✔️ Cumple estándares legales ❌ Requiere máquinas especializadas
Incineración ✔️ Destrucción total ❌ Impacto ambiental
Digitalización+Destrucción ✔️ Reduce espacio físico ❌ Costo inicial alto
Recomendación:
Para documentos con datos sensibles (ej: historias clínicas), la trituración P2 es la opción más segura y económica.
3. 5 Errores que Debe Evitar
Usar trituradoras no certificadas: No cumplen con el tamaño de corte exigido (ej: partículas de 12mm máximo para nivel P2).
Almacenar papel sin destruir: Atrae riesgos de robo o filtraciones.
No solicitar certificado: Sin él, no hay prueba legal de la destrucción realizada por el contratista.
Elegir solo por precio: Servicios baratos pueden incumplir la ley.
Dato clave:
El 60% de las brechas de seguridad ocurren por errores en la destrucción de documentos (Estudio IBM, 2024).
4. ¿Cómo Elegir un Proveedor Confiable?
🔍 Verifique: Maquinas con seguridad P2 a P7 y que la empresa este legalmente constituida.
📹 Exija registro visual: Video o fotos del proceso en caso de contratar un tercero.
📞 Soporte post-servicio
En Trituración de Papel, garantizamos destrucción certificada con video y entrega de certificado en 24 horas.
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5. Preguntas Frecuentes
Pregunta: ¿Cada cuánto debo destruir documentos?
Respuesta: Depende del tipo: contratos (5 años), facturas (10 años). Consulte nuestro
Pregunta: ¿Puedo destruir documentos yo mismo?
Respuesta: Sí, pero si no usa máquinas P2 o de mayor seguridad, incumple la ley.
La destrucción segura de documentos no es opcional, es un deber legal. Evite multas y proteja su reputación con un proveedor certificado.
Consulta estos servicios:
Alquiler de maquinas trituradoras de papel.
Destrucción de documentos con certificado y acervo fotográfico.
