Normativas en Colombia para la Destrucción Segura de Documentos

Normativas en Colombia para la Destrucción Segura de Documentos

Normativas en Colombia para la Destrucción Segura de Documentos: En Colombia, existen leyes y regulaciones que establecen cómo debe realizarse la destrucción de documentos para garantizar la seguridad y el cumplimiento legal.

Aquí te explicamos las normativas vigentes y la importancia de seguir un proceso seguro para la eliminación de archivos sin comprometer la información.

Normativas en Colombia para la Destrucción de Documentos Confidenciales

En el país, diferentes leyes y resoluciones regulan la protección de datos personales y la destrucción de documentos confidenciales, tanto en el sector privado como en el público.

🔹 Ley 1581 de 2012 – Protección de Datos Personales

Esta ley establece que las empresas deben garantizar la confidencialidad y seguridad de la información personal que manejan. Además, obliga a la destrucción de documentos físicos y digitales una vez que han cumplido su finalidad, evitando así su uso indebido.

🔹 Ley 1753 de 2015 – Tratamiento de Datos en Entidades Públicas

Regula el manejo de información en entidades públicas, estableciendo que los documentos que contienen datos personales deben ser destruidos de manera segura cuando ya no sean necesarios, garantizando que la información no pueda ser recuperada ni utilizada de forma indebida.

🔹 Resoluciones 005 de 2018 y 037 de 2019

Ambas resoluciones dictan los procedimientos para la eliminación de documentos en entidades públicas. Estas normativas establecen que la destrucción debe realizarse con métodos que impidan la reconstrucción de los documentos, garantizando la protección de la información contenida en ellos.

🔹 Normativa Contable – Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) y Ley del Impuesto General a las Ventas (IGV)

Según estas leyes, las empresas deben conservar documentos contables por un período mínimo de cinco años antes de proceder con su eliminación. Sin embargo, si los documentos están relacionados con procesos administrativos o judiciales, deben conservarse hasta la finalización del trámite.

¿Por Qué es Importante Cumplir con Estas Normativas?

El incumplimiento de las regulaciones sobre destrucción de documentos puede traer graves consecuencias para empresas y entidades públicas, incluyendo:

– Filtración de información confidencial, lo que podría afectar la reputación de la empresa.
– Multas y sanciones legales por no cumplir con la Ley de Protección de Datos.
– Riesgo de fraude o suplantación de identidad si los documentos caen en manos equivocadas.

Métodos Seguros para la Destrucción de Documentos:

Para cumplir con la normativa y garantizar la eliminación segura de archivos, es fundamental utilizar métodos confiables como:

– Trituración de papel con equipos especializados que destruyen documentos en partículas irreconstruibles.
– Certificación de destrucción, que garantiza el cumplimiento de los procesos legales.
– Alquiler de máquinas trituradoras para eliminar documentos directamente en la empresa con total seguridad.
– Digitalización de archivos, para reducir la acumulación de papel y optimizar la gestión documental.

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